Publié le : 04 janvier 20236 mins de lecture
Souvent confondus, les scanneurs et les photocopieurs sont deux appareils distincts. Scanner un document revient à concevoir une copie numérique qui peut être conservée sur une carte SD, sur un disque ou un poste d’ordinateur. En revanche, la photocopie permet uniquement d’obtenir un duplicata en papier. Dans cet article, nous allons voir plus en détails les différences entre ces deux dispositifs.
Comment fonctionne une photocopieuse ?
La photocopieuse fait partie des équipements essentiels dans la plupart des milieux professionnels, et ce depuis les années 1970. Souvent confondue avec le scanner, cette machine s’en distingue par un certain nombre de fonctionnalités dont la méthode de production.
Tout d’abord, la copie permet de produire un duplicata sur papier. Il s’agit d’un système plus simple que la numérisation. On demande généralement aux utilisateurs d’appuyer sur un bouton pour lancer le processus de photocopie. Des boutons supplémentaires sont disponibles pour modifier la qualité d’impression et déterminer le nombre de copies. Les utilisateurs doivent également savoir comment charger le papier et éventuellement éliminer les bourrages.
Par ailleurs, la fonction principale d’un copieur autonome est de copier des documents sur papier en grande quantité. Il dispose d’une vitre plate, accueille des feuilles séparées dans des chargeurs, enregistre une image du document et imprime des duplicatas. Les copieurs autorisent différents formats de papier, selon la marque et le modèle. De même, certains créent des impressions en couleur, tandis que d’autres ne traitent qu’en noir et blanc.
Même si les entreprises s’engagent de plus en plus dans une démarche de réduction de déchets en profitant de l’essor du digital, les copies en papier ne peuvent pas être totalement éliminées. Certains documents officiels doivent être conservés dans ce format matériel pour des raisons évidentes d’authenticité. Dans certains cas, les fichiers numériques ne sont pas approuvés et considérés comme une preuve insuffisante. Les copies physiques deviennent ainsi l’unique option.
Les personnes qui possèdent des actes de propriété, des certificats de naissance et des contrats signés doivent s’assurer que ces documents sont conservés en lieu sûr et facilement accessibles. Il est certes recommandé de les reproduire sous forme numérique, mais des copies physiques sont généralement indispensables surtout dans un contexte juridique et officiel.
Numériser des documents : mode d’emploi
La numérisation des documents consiste à capturer une image numérique d’un document papier ou d’un microfilm. Le processus est également appelé « imagerie documentaire ». Pour obtenir un affichage sur écran, il faut placer le document dans l’appareil, l’enregistrer et l’envoyer en version PDF vers l’adresse électronique de votre choix.
Vous pouvez sauvegarder ou imprimer la pièce jointe. Nous vous recommandons vivement de vous connecter à votre adresse e-mail avant de quitter le bâtiment pour vous assurer que le scan s’est déroulé correctement, car la machine peut échouer à envoyer un fichier lorsqu’il est trop volumineux. Les scanneurs ont réussi à conquérir les entreprises qui souhaitent se passer de papiers. Si ces appareils répondent parfaitement à vos besoins en termes de transmission et d’enregistrement de documents, vous pouvez renoncer à investir dans une imprimante et vous contenter d’une photocopieuse.
Cependant, de nombreux appareils combinent aujourd’hui les deux fonctions. Les machines polyvalentes sont composées d’une imprimante, d’un copieur et d’un scanneur, le tout dans un seul appareil. Celui-ci vous offre toutes les options, ainsi que la possibilité de télécopier : une solution tout-en-un à la fois ergonomique et économique !
Pour obtenir une version numérique d’un document, les utilisateurs doivent avoir des connaissances de base en informatique pour gérer la transmission, le stockage et l’édition des scans. Lorsque vous appuyez sur le bouton, vous pouvez voir apparaître un message contextuel vous demandant la tâche que vous souhaitez exécuter : enregistrer le fichier dans un dossier numérique ou l’envoyer vers une adresse électronique.
Par ailleurs, l’appareil est conçu pour stocker une copie numérique de l’image scannée sur une carte mémoire ou un périphérique USB. Il peut aussi transmettre l’image à un ordinateur. Les utilisateurs de ce dispositif doivent également maîtriser les notions fondamentales en informatiques ; des compétences qui leur permettent de gérer plusieurs aspects du scannage à savoir l’édition et la transmission des images numérisées. Pour en savoir plus, rendez-vous sur materiel-informatique.fr
Scan ou photocopie : quel appareil choisir ?
De toute évidence, il est utile de savoir comment scanner des documents en toute sécurité. Néanmoins, conserver des copies physiques dans un endroit sûr est une solution beaucoup plus simple pour ceux qui ont déjà une grande quantité de papiers à leur disposition. Si vous décidez de numériser vos documents physiques, veillez à apporter le plus grand soin au processus ou à faire appel à un professionnel.
La responsabilité de détruire efficacement les enregistrements incombe directement à l’entreprise. Lorsque les documents sont stockés sous forme numérique, ils peuvent se retrouver à divers endroits : sur les réseaux, dans les courriels, sur les téléphones, etc. Même les documents qui ont été supprimés peuvent souvent être récupérés. Cependant, lorsque les fichiers en papier sont déchiquetés en toute sécurité, leur destruction est définitive et garantie.
Malgré la commodité du stockage électronique, son niveau de sécurité reste à prouver, surtout si l’appareil reste connecté à l’ordinateur. Les services en cloud peuvent ne pas être disponibles 24h/24 et 7j/7, sans oublier que ces supports sont sujets à des pannes de réseau et de disques durs, au même titre qu’un ordinateur.
Le stockage numérique peut également ne pas offrir le niveau de confidentialité et de sécurité dont vous avez besoin. Même si vous décidez d’opter pour des services Nearline, comme les lecteurs de bandes, ceux-ci restent sujets à l’usure et aux pannes, ce qui peut vous empêcher de faire une deuxième sauvegarde avant que les données ne deviennent irrécupérables.
